Dokumentacja w salonie kosmetycznym

Marta Handzlik-Rosuł 

Ukończyła prawo na wydziale prawa i administracji Uniwersytetu Szczecińskiego oraz studia podyplomowe z Prawa Medycznego na Wydziale Prawa Uniwersytetu Gdańskiego;  od ponad 15 lat zajmuje się prawem oświatowym i prawem pracy. Po latach postanowiła powrócić także do prawa medycznego, którym zajmowała się podczas pracy w Naczelnej Izbie Lekarskiej oraz współpracując z wydawnictwem Wolters Kluwer. Jest autorką i współautorką książek, komentarzy i artykułów dotyczących tych dziedzin prawa, którymi zajmuje się na codzień.

Od wielu lat prowadzi szkolenia w zakresie prawa oświatowego oraz prawa medycznego.

Autor tekstu

Na wstępie należy podkreślić, że dokumentacja w salonie kosmetycznym, choć wydaje się mało przydatna, jest jednym z najważniejszych elementów zabezpieczającym kosmetyczkę przed ewentualną odpowiedzialnością. Jednak nie chodzi tu o jakąkolwiek dokumentację, bo taka ochrony nie zapewnia, a o dokumentację, która będzie spełniała kilka podstawowych warunków:

• będzie na tyle obszerna, by wyczerpać temat, ale jednocześnie zwięzła,

• podpisywanie dokumentów przez klientkę musi się odbywać w ściśle określonych warunkach (o których szerzej będę pisać niżej)- teraz powiem jedynie, że klientka musi zrozumieć, co podpisuje,

• podpis klientki powinien być czytelny (jak to mówią prawnicy: „z ostrożności procesowej”),

• dokumentacja musi obejmować wszystkie zabiegi, jakim poddawana jest klientka (zasada im więcej dokumentów na piśmie tym większa ochrona),

• dokumentacja musi być zgodna z RODO (czyli musi być także zgoda na przetwarzanie danych osobowych).

WYWIAD CZYLI KROK PIERWSZY

Zanim cokolwiek zrobimy „przy klientce”, zanim wykonamy jakikolwiek zabieg, ba! nawet zanim w ogóle klientki dotkniemy musimy przeprowadzić wywiad. Jest to czynność niezbędna, aby dobrać odpowiedni zabieg, aby dowiedzieć się, akie oczekiwania ma klientka, jaki jest jej stan zdrowia.

Jeśli prawidłowo przeprowadzimy wywiad pozwoli on się nam zorientować jakie są ewentualne przeciwwskazania do wykonania konkretnego zabiegu, jakie ewentualne alergie ma klientka- a to pozwoli uniknąć ewentualnych powikłań i kłopotów. Pamiętajmy! Nasza rolą jest pomagać, a nie szkodzić i temu właśnie służy prawidłowy wywiad.

Dzięki odpowiedniemu wywiadowi uzyskamy też wiedzę na temat tego, jakie zabiegi były już u klientki wykonywane, jaka była ich skuteczność, czy reakcja organizmu na te zabiegi. To pozwoli nam skuteczniej wybrać metodę działania, aby klientka była zadowolona i aby w ogóle odnieść zamierzony efekt.

W końcu prawidłowy wywiad pozwoli nam poznać nawyki pielęgnacyjne klientki, co z kolei pozwoli na pokierowanie jej jeśli chodzi o pielęgnację domową (która może przecież wspierać efekt zabiegów wykonywanych w gabinecie).

Z powyższego wynika, ze roli wywiadu nie da się tutaj przecenić.

Czy są jakieś wskazówki, co powinno się znaleźć w takim wywiadzie? W przepisach prawa ich nie ma, ale doświadczenie pozwala na skonstruowanie katalogu takich elementów. W wywiadzie powinny się znaleźć:

• pytania pozwalające na wykluczenie wszystkich możliwych (i dających się przewidzieć) przeciwwskazań do wykonania danego zabiegu,

• historia ewentualnych reakcji alergicznych, informacja o alergiach,

• informacje o stosowanych lekach (jeli mogą wpływać na skuteczność zabiegu), stosowanych środkach kosmetycznych, stosowanych wcześniej zabiegach,

• informacje o zmianach stanu zdrowia (po poprzednich wizytach).

Taki formularz klientka może wypełnić sama, ale kosmetyczka powinna przed przystąpieniem do dalszych działań zapoznać się z nim i ewentualnie dopytać i uzupełnić jego treść. Zadając pytania można zaserwować, czy klientka nie wspomniała o czymś, bo zwyczajnie zapomniała, czy tez może nie była pewna, czy powinna.  Tak przeprowadzony wywiad powinien być przez klientkę potwierdzony odpisem, jako zgodny z prawdą.

INFORMACJA O ZABIEGU (I POWIKŁANIACH) CZYLI KROK DRUGI

Zebranie wywiadu nie powoduje, że od razu możemy przystąpić do działania. Kolejnym krokiem jest przekazanie klientce informacji o zabiegu i ewentualnych powikłaniach oraz uzyskanie jej świadomej zgody.

Czemu to tak ważne? Uzyskana od klientki skutecznej zgody zdejmuje z nas odpowiedzialność za powikłania, o których klientka została powiadomiona. Ale!- nie może być tak, ze klientka dostaje plik dokumentów, które podpisuje bez czytania i bez rozmowy na ich temat. Taka zgoda w sytuacji, gdy dojdzie do powikłań, czy do sytuacji konfliktowej nie będzie nas chroniła.

Owszem, nic nie stoi na przeszkodzie, aby informacja o zabiegu i powikłaniach była przekazaną na piśmie (i gorąco to zalecam), ale klientka powinna taką informację przeczytać, i jeśli ma wątpliwości, albo czegoś nie rozumie, my powinniśmy te wątpliwości rozwiać i wyjaśnić.

Co taka informacja powinna w sobie zawierać? Powinny się w niej znaleźć:

• wskazanie jak wygląda zabieg, jakie czynności będą wykonywane, po co będziemy je wykonywać, jaki efekt chcemy osiągnąć,

• informacje o przeciwwskazaniach i wskazaniach, aby klientka mogła jeszcze raz zastanowić się, czy to rzeczywiście zabieg dla niej,

• informacja o możliwych powikłaniach- nie trzeba tu wymieniać wszystkich, ale te najczęściej występujące,

• informacja o efektach zabiegu- aby klientka wiedziała jakich efektów oczekiwać, jak długo się one utrzymają, kiedy należy zabieg powtórzyć, 

• Informacje o zaleceniach przed i po zabiegu- nie wszystkie zabiegi tego wymagają, ale jeśli tak jest klientka powinna wiedzieć co powinna robić na przykład w domu, aby efekt zabiegu utrzymał się dłużej .

Ważne! Informacje przekazujemy klientce na piśmie. Powinna ona potwierdzić swoim podpisem, ze się z nimi zapoznała. W dokumentacji zabiegowej należy odnotować fakt udzielenia klientce informacji, ewentualnie należy odnotować, jakie klientka miała pytania i wątpliwości i czy zostały one rozwiane.

ZGODA NA WYKONANIE ZABIEGU CZYLI BARDZO WAŻNY KROK TRZECI

Jak już wspominałam uzyskanie od klientki świadomej zgody niejako zdejmuje z nas odpowiedzialność w przypadku wystąpienia normalnych możliwych następstw zabiegu (czyli powikłań). Zgoda będzie świadoma, gdy będzie poprzedzona odpowiednią informacją (z kroku drugiego).

Można by się zastanawiać: po co zgoda na zabieg, gdy przecież klientka sama przyszła do gabinetu i właśnie takiego zabiegu oczekuje. Najprościej mówiąc- zgoda to nasza polisa ubezpieczeniowa. Potwierdza ona (w razie problemów), ze klientka rzeczywiście zgodziła się właśnie na ten konkretny zabieg.

Jakie elementy muszą się znaleźć w formularzu zgody? Najważniejsze elementy to:

• zgoda na wykonanie zabiegu,

• odwołanie do przeprowadzonego wywiadu i rozmów, przeprowadzonych z klientką,

• odwołanie do informacji o zabiegu, z którą klientka się zapoznała,

• doprecyzowanie kwestii efektów - bo przecież nie da się jednoznacznie określić, ze dany efekt na pewno wystąpi,

• zobowiązanie klientki do stosowania się do zaleceń przed i po zabiegu.​​​​​​​

Gdy wszystkie kroki zostaną wykonane- możemy bez obaw przystąpić do wykonywania zabiegu.

Niniejszy artykuł ma charakter wyłącznie informacyjny, służy jedynie jako punkt wyjścia i nie stanowi porady prawnej, ani też nie może zostać uznany za świadczenie pomocy prawnej, w tym poradę, opinię prawną, wykładnię prawa lub konsultację prawną w jakiejkolwiek sprawie czy też chęci ich wyrażenia. Zawarte w niniejszej publikacji informacje nie odnoszą się do konkretnego stanu faktycznego. Przed podjęciem jakiejkolwiek decyzji lub działania należy skonsultować się ze specjalistą w danej dziedzinie. Jeśli chcesz skonsultować z nami dany artykuł- napisz do nas: prawnik@medicalpr.pl

KONTAKT